Deymar CRM

Rutina diaria recomendada

Orden sencillo para empezar cada mañana.

1. Entrar primero en Prioridad para revisar lo urgente.
2. Pasar por Revisión si hay casos dudosos o antiguos.
3. Trabajar el listado general de Leads.
4. Usar Mensaje WhatsApp general, Confirmar visita, agenda y notas para dejar trazabilidad.
5. Cuando un lead tenga persona real, vincularlo o crear su contacto.
6. Cuando una operación avance, abrir o continuar su Expediente y revisar datos y documentos pendientes.

Qué está operativo y qué está en demostración

El CRM se instala completo y se habilita por fases.

1. Fase 2: entrada y seguimiento base de leads ya consolidados.
2. Fase 3: trabajo diario operativo con leads, prioridad, revisión, contactos, inmuebles, agencias y relaciones.
3. Fase 4: expedientes y documentación en demostración o validación viva hasta su contratación y aprobación.
4. Los documentos de Fase 4 se consideran borradores no utilizables mientras la fase no esté activada y adaptada a Deymar.

Leads

Trabajo normal con todas las oportunidades.

1. Los leads nuevos aparecen arriba, ordenados por fecha de entrada.
2. La etiqueta de estado de cada fila permite cambiarlo sin abrir la ficha.
3. La ficha deja visibles los datos principales y el seguimiento; el resto queda en bloques plegados para no saturar.
4. Mensaje WhatsApp general sirve para respuestas variadas y editables.
5. Confirmar visita agrupa fecha, siguiente acción, agenda de Carlos, texto de cita, hoja de visita y WhatsApp.
6. Un lead es una oportunidad: puede existir aunque todavía no haya contacto real.

Prioridad

Lo urgente antes del trabajo normal.

1. Muestra compras, posibles compradores y leads marcados como prioridad alta.
2. Solo aparecen si siguen pendientes o sin resolver.
3. Cada tarjeta indica por qué es prioritaria.
4. Al cambiar el estado a contactado, visita agendada, descartado u otro estado cerrado, sale de Prioridad.
5. Esta pestaña es la primera que conviene revisar cuando empiece el día.

Cargar leads manuales

Para leads de oficina, teléfono, WhatsApp, foto o PDF.

1. Abrir el GPT Asistente carga leads Deymar.
2. Subir fotos/PDF o dictar los leads del día.
3. Descargar el archivo CSV que genera el GPT.
4. Volver al CRM y pulsar Importar CSV.
5. Seleccionar el archivo descargado y comprobar que aparecen los leads.
6. Para un solo lead suelto se puede usar Nuevo lead.

Revisión

Casos que el sistema deja pendientes antes de decidir.

1. Entrar en Revisión.
2. Seleccionar un caso de la lista.
3. Si el caso ya existe como lead, no se duplica: se puede marcar como contactado, descartar o devolver a pendiente.
4. Si el sistema no creó lead porque era dudoso, se puede crear desde esa pantalla o descartarlo.
5. Los pendientes de más de 15 días pasan aquí para decidir si siguen vivos o se cierran.
6. Cuando se resuelve una revisión, desaparece de la lista de revisiones abiertas y la pantalla sigue en Revisión para continuar con el siguiente caso.

Inmuebles

Base propia de stock y gestión documental.

1. Cada inmueble tiene referencia interna DYM-0001, aunque todavía no tenga referencia Inmo PC.
2. La primera vista muestra foto y datos principales. Los bloques pesados quedan plegados.
3. Propietario y captación agrupa propietario, llaves, situación comercial y ficha de captación.
4. Publicación e Inmo PC agrupa Datos Inmo PC y Ficha imprimible.
5. Documentación y carpetas agrupa checklist, solicitud documental y ZIP de carpetas.
6. Tipo de gestión distingue propio exclusivo, propio no exclusivo, compartido, de otra inmobiliaria u otros casos.

Documentación

Checklist, carpetas y solicitud al propietario.

1. El checklist muestra documentos pendientes, solicitados, recibidos, revisados o no aplican.
2. Copiar solicitud prepara un texto para pedir lo que falta por WhatsApp o email.
3. El ZIP incluye carpetas iniciales y archivos de resumen del inmueble.
4. Las carpetas ordenadas para trabajar deben abrirse desde la ubicación sincronizada configurada en cada equipo.
5. La carpeta compartida/NAS sigue siendo el lugar de documentos reales.

Contactos

Ficha maestra de personas y empresas.

1. Un contacto es una persona o empresa real: propietario, comprador, inquilino, colaborador o agencia.
2. La ficha deja visibles los datos principales y pliega datos fiscales, relaciones y posibles coincidencias.
3. Solicitar datos fiscales prepara un WhatsApp editable para pedir datos. No genera factura ni proforma.
4. Desde su ficha se ven inmuebles vinculados, leads vinculados y posibles coincidencias.
5. Se puede crear contacto manual desde Contactos > Nuevo.
6. Desde un lead solo se crea contacto si el nombre es real; si pone Fotocasa/Idealista, se corrige o se vincula después.
7. Los duplicados se revisan y se fusionan con confirmación humana, sin borrar relaciones.

Relaciones

La parte que convierte el CRM en una base conectada.

1. Lead-contacto: una persona puede tener varios leads de distintos portales o fechas.
2. Lead-inmueble: una oportunidad puede estar asociada a uno o varios inmuebles.
3. Contacto-inmueble: un propietario puede tener varios inmuebles en cartera.
4. Las sugerencias por teléfono/email ayudan, pero se revisan antes de vincular.
5. Quitar un vínculo no borra el lead, contacto ni inmueble.

Agencias

Datos propios y colaboración entre inmobiliarias.

1. Mi agencia concentra los datos generales de Deymar que autocompletan fichas y documentos.
2. Las agencias colaboradoras se registran una sola vez y se reutilizan en inmuebles, contactos y operaciones.
3. El acuerdo interagencias se prepara desde la operación correspondiente y siempre se revisa antes de utilizarlo.
4. Los datos fiscales o bancarios solo se completan cuando son necesarios y por una persona autorizada.

Expedientes

Centro de cada alquiler o venta y de sus salidas documentales.

1. La lista permite localizar operaciones, conocer su estado y continuar el trabajo pendiente.
2. Nuevo expediente comienza por el tipo de operación: alquiler o venta de segunda mano residencial.
3. Cada expediente conecta lead, contacto, inmueble, agencia y responsables sin duplicar sus fichas maestras.
4. La pantalla muestra primero el resumen y revela progresivamente datos, checklist, tareas y documentos.
5. Los avisos de datos pendientes llevan a completar la ficha correcta y permiten volver al expediente.
6. La salida documental se genera con los datos disponibles; antes de descargar o entregar se revisan los faltantes y el estado de validación.

Documentos de expediente

Autocompletado, revisión humana y archivo local.

1. El CRM prepara borradores de documentos y salidas configurables a partir de los datos relacionados.
2. Las plantillas definitivas se adaptan y validan con Deymar antes de uso real.
3. DNI, escrituras, notas simples, contratos firmados y otros documentos sensibles no se almacenan en Supabase ni Storage.
4. Los originales y firmados permanecen en el PC de Belén y en el NAS, dentro de la estructura de carpetas acordada.

Datos Inmo PC

Inmo PC queda como publicador externo.

1. El CRM Deymar es la base maestra de trabajo.
2. Inmo PC se usa para publicar en portales/web.
3. Datos Inmo PC ordena campos para copiar y pegar al alta en Inmo PC.
4. La referencia y URL de Inmo PC se guardan después en el CRM.
5. No existe sincronización automática: antes de cada migración se concilia qué había y qué es nuevo para no duplicar.

Alertas y email

Automatizaciones de apoyo, revisadas por persona.

1. Los leads importantes pueden generar alerta Telegram.
2. El workflow registra leads desde email.
3. Si hay email real, puede preparar borrador en Gmail.
4. Belén revisa el borrador antes de enviarlo.
5. Correos de plataformas o no-responder se filtran para evitar respuestas incorrectas.

Sistema y acceso

Uso seguro del panel.

1. El panel se actualiza solo cada 5 minutos y también con el botón de refrescar.
2. Mientras se está trabajando una ficha, el refresco no debe sacar al usuario de su sitio.
3. En Usuarios se cambia la contraseña propia.
4. Si alguien no puede entrar, usar He olvidado mi contraseña.
5. No enviar contraseñas por WhatsApp ni correo.